Au début de votre réunion, établissez les attentes et les objectifs. (Indice, vous l’avez déjà fait pour vous-même, partagez-le simplement avec l’employé.) Rappelez-vous quand vous avez déterminé ce que vous vouliez que performances l’employé reparte à la fin de la réunion ? Communiquez-le à l’employé dès le début.
Utilisez ces étapes comme guide pour vous guider tout au long de votre prochaine réunion du plan d’amélioration des performances des employés :
Établir des attentes. Faites-leur savoir que vous avez leur meilleur intérêt à cœur. Parlez des défis et des victoires. Faites-leur savoir ce qu’ils ne font bien, pas seulement ce qui doit être amélioré. Lorsque vous reconnaissez le travail acharné d’un employé et vous lui donnez les moyens de poursuivre l’effort.
Reconnaissez le potentiel que vous voyez chez l’employé. (Ils peuvent même ne pas le reconnaître eux-mêmes !) Fournissez des exemples des problèmes de comportement ou de performance en question. Fournissez toujours des exemples et fournissez de la documentation si possible. Évitez l’imprécision ou l’ambiguïté.
Lorsque vous donnez des commentaires, vous voulez toujours faire savoir à l’employé comment il peut s’améliorer. Ne vous contentez pas de dire : « Soyez meilleur ». Donnez à l’employé quelque chose de mesurable et atteignable, et définissez les attentes de performance de manière objective.
Définissez l’impact de l’action ou du comportement critiqué. Ne vous arrêtez pas à « c’est un mauvais comportement ». Expliquez comment ce comportement affecte l’entreprise, les employés, les clients ou les prospects.
Laissez le temps à l’employé de répondre. Prenez le temps d’entendre comment ils voient le problème. L’ont-ils interprété de la même manière que vous ou le superviseur l’avez fait ? Veillez à guider la conversation pour qu’elle ne se transforme pas en dispute.
Identifiez les prochaines étapes.
Comment peuvent-ils s’améliorer ? Comment pouvez-vous les aider à atteindre ces objectifs (formation, ressources, etc.) ? Faites la réunion sur l’endroit où l’employé se dirige plutôt que de se concentrer sur le passé.
Fixez un moment pour une réunion de suivi afin d’évaluer les progrès et les objectifs.
Ce que les managers doivent éviter lors de l’élaboration d’un plan d’amélioration des performances
Lorsque vous discutez du PIP avec votre employé et évitez de vous émouvoir de la situation. Il n’est pas improbable que l’employé soit sur la défensive ou argumentatif au sujet du PIP. L’employé peut être gêné. L’employé peut être dans le déni de certaines circonstances affectant son rendement. Gardez une attitude professionnelle pendant la discussion. Ne laissez pas les émotions vous amener à vous battre ou à reculer face au PIP.
Si l’employé remet en question l’évaluation de son comportement ou de ses performances ou remet en question la nécessité du PIP, n’esquivez pas la question. Essayez de donner une réponse aussi directe que possible. Donnez des réponses honnêtes pour aider l’employé à comprendre le but du plan.
Bien sûr, vous voudrez essayer de rester empathique face à la situation. Rappelez à vos employés que ce plan vise à les aider à s’améliorer et non à les voir échouer.
Après la réunion initiale du Plan d’amélioration des performances
Assurez-vous d’avoir une réunion de suivi avec l’employé pour discuter de l’état de ses objectifs. Parlez avec le superviseur de l’employé pour discuter du plan d’action de performance que vous mettez en place et obtenez son soutien. Le suivi pendant le plan est essentiel à la réussite du plan. Sans un soutien et une responsabilité adéquats, le PIP devient un autre élément du jargon RH que les employés redoutent sans jamais en voir les avantages. Voir le guide de SHRM pour le plan d’évaluation des performances pour plus d’exemples et de mesures à prendre.
Continuez à encourager vos employés et à travailler dur pour qu’ils restent des membres actifs et engagés de votre effectif. Les plans d’amélioration des performances aident les employés à atteindre leur plein potentiel. En investissant du temps dans ces employés, vous pouvez développer des contributeurs actifs et un personnel satisfait qui augmentent la productivité et réduisent le roulement du personnel. Pour plus des informations, découvrez le guide complet pour tout savoir sur la note de frais kilométrique en entreprise.